Kommission Verwaltung und Finanzen trifft sich zur Fachtagung
Die Kommission Verwaltung und Finanzen des AdB traf sich vom 26. bis 27. September 2017 in der Akademie Frankenwarte – Gesellschaft für Politische Bildung e.V. in Würzburg. Auf der Tagesordnung standen der gegenseitige Austausch, Informationen aus dem AdB und den Mitgliedseinrichtungen sowie aktuelle fach- und förderpolitische Entwicklungen. Spontan wurden zudem der Ausgang der Bundestagswahl und seine Bedeutung für die Einrichtungen der politischen Bildung auf die Agenda gesetzt.
Die Anwesenden waren sich einig, dass der Einzug einer rechtspopulistischen Partei in das Parlament von den Trägern und Einrichtungen der politischen Bildung aufgegriffen werden sollte. Als besonders notwendig wurden die Schulung von ehrenamtlich tätigen Bürgerinnen und Bürgern, die politische Bildung von Kommunalpolitikerinnen und -politikern sowie die Sammlung von guten Ideen und Methoden genannt. In diesem Zusammenhang wurde auch auf das aktuelle Jahresthema des AdB verwiesen: der Veranstaltungskalender sowie auf die Link- und Literatursammlung wurden als gute und hilfreiche Hinweise zur Unterstützung der politischen Bildungsarbeit in den Einrichtungen gelobt.
Thematischer Schwerpunkt der sich an die Kommissionssitzung anschließenden Fachtagung war die Frage der Wirtschaftlichkeit im Hinblick auf Personalentwicklung, Personalberechnung und Personalsteuerung. Es ging um die Frage, wie es möglich ist, die Kosten für Personal – der größten und wichtigsten Ressource einer Einrichtung – in einem ausgewogenen Verhältnis zu den Zielen und Möglichkeiten der Einrichtung zu halten. Die Organisationsberaterin Petra Henning gab dazu wichtige Hinweise. Um den Personaleinsatz richtig zu steuern, so die Referentin, müsse zunächst die Frage nach den Zielen gestellt werden: Geht es um eine Reduktion von Kosten, um die Steigerung der Qualität oder um die Optimierung des zur Verfügung stehenden Zeitkontingents? In diesem „magischen Dreieck“ von Zeit, Kosten und Qualität bewegt sich jede Personalbedarfsermittlung.
Die Referentin stellte ein Modell vor, um Zeiteinheiten für bestimmte Tätigkeiten zu berechnen. Als Grundlage der Erfassung könnten Methoden wie Selbstaufschreibung, Schätzung, Moment- oder Zeitaufnahmen dienen. Grundsätzlich sei es wichtig, die Überlastung von Mitarbeitenden zu vermeiden und nicht, fehlerhafte Arbeiten zu optimieren, sondern Zeit für die richtigen Aufgaben aufzuwenden. „Alles bekommt so viel Raum wie man ihm gibt!“ lautete ein Fazit der Referentin.
Ergänzt wurden die Ausführungen von Petra Henning durch die Kommissionsmitglieder Ina Nottebohm, Ina Roßmeisl und Sven Fischer, die aus ihren jeweiligen Einrichtungen berichteten, wie dort in den Bereichen pädagogisches Personal, Hauswirtschaft und Verwaltung Arbeiten und Abläufe unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden verbessert und optimiert werden konnten. Diese kollegiale Beratung stellte sich aufgrund ihrer Praxisnähe bereits mehrfach als besonders hilfreich und gewinnbringend heraus. Die Kommission Verwaltung und Finanzen ist immer wieder in der Lage, die dazu notwendige vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.
Die nächste Kommissionssitzung wird im März 2018 stattfinden, als Themen sollen dann Rechtsfragen sowie die Formulierung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Tagesordnung stehen.